GERON

CAPÍTULO I. AMBITO DE APLICACIÓN Y PRINCIPIOS.

Artículo 1. Finalidad.
El presente documento tiene por finalidad definir y establecer el procedimiento de tramitación de las informaciones que se cursen a través del Canal Ético de acuerdo con los principios y garantías establecidas en la Política del Sistema Interno de Información.
La Entidad ha encomendado la gestión del Canal Ético a una firma externa (Gestor del Canal) cuya normativa reguladora se encuentra determinada en el Acuerdo de prestación de servicios, en la Política del SII., en el presente Reglamento y en la Ley de Protección de los Informantes.
Todas las Personas que pertenecen a la organización tienen el derecho y la obligación de informar sobre comportamientos individuales, colectivos o actividades que ocurran en el contexto de la organización y que puedan suponer una infracción prevista en el artículo 3, con independencia de si tales comportamientos han sido ordenados o solicitados por un superior.

Artículo 2.- Ámbito subjetivo del Reglamento.
El ámbito subjetivo de este Reglamento es el establecido en el artículo 4 de la Política del SII.

Artículo 3. Ámbito Objetivo del Reglamento.

Las conductas que pueden ser objeto de información a través del Canal Ético y que se tramitarán conforme a lo establecido en este Reglamento, son las señaladas en el artículo 5 de la Política del SII.
Las informaciones que se refieran a cuestiones fuera del objeto de la Política y de este Reglamento no se tramitarán, y el informante deberá remitir la información a los responsables de la entidad que correspondan.

Artículo 4. Principios.
Todas las comunicaciones que se remitan a través del Canal de Información se tratarán, de conformidad con la Política del Sistema Interno de Información, respetando los principios establecidos en el artículo 3 de la misma.

CAPÍTULO II. PROCEDIMIENTO DE DENUNCIA Y TRAMITACIÓN.

Artículo 5. Órganos competentes para la tramitación de los expedientes.

1.- Serán competentes para la admisión o no de la denuncia, la realización de investigaciones y cualquier actuación en la tramitación del expediente según lo establecido en los artículos 9, 10 y 11 de este Reglamento:

• El Responsable del Sistema Interno de Información (RSII), persona física designado por la Entidad.

• El Delegado, persona física del Comité Ético en caso de estar adoptada esta figura por la Entidad, al que se considerará a efectos de este Reglamento como RSII.

• El Instructor del expediente expresamente designado por el RSII bien de entre su Personal de Apoyo, bien con designación específica según se establece en este Reglamento.

2.- El Personal de Apoyo del RSII podrá realizar intervenciones puntuales en la práctica de alguna actuación de investigación por delegación expresa, tanto del propio RSII como del Instructor. Esta delegación puntual podrá recaer también en el Gestor del Canal siempre que dicha intervención no comprometa su independencia. Reglamento.

3.- El Gestor del Canal será competente para realizar, con plena independencia, las labores propias de su función y las de apoyo, específicamente establecidas en este.

4.- Las personas indicadas en los apartados 1 y 2 anteriores tienen obligación de abstenerse de intervenir en cualquier expediente cuando estén incursas en conflicto de intereses, de conformidad con lo definido en el artículo 9.3 de este Reglamento, desde el momento en que tengan conocimiento de tal circunstancia, lo que deberán notificar en todo caso al Gestor del Canal y a quien corresponda de la Entidad, según quién resulte afectado por el conflicto.

Artículo 6. Envío de Comunicaciones o Denuncias.
1.- Los informantes podrán hacer uso del Canal Ético a través del siguiente sistema de comunicación:

✓ Comunicación Directa: Las informaciones que se tramiten en línea (online) podrán realizarse por escrito o verbalmente mediante grabación de voz, o de las dos formas, mediante el acceso disponible en la WEB de la Entidad a la plataforma informática de recepción de informaciones gestionada por el Gestor del Canal.
En el caso de comunicaciones verbales se advertirá al informante de que la comunicación será grabada y se le informará del tratamiento de sus datos, salvo que se le hubiese informado con carácter previo.

✓ Comunicación Verbal: Si la persona informante lo desea, tendrá la opción de solicitar una reunión presencial o por videoconferencia (mediante las aplicaciones Zoon, Meets, Teams o similar) para proporcionar la información al
RSII, al Instructor o al personal de apoyo designado. El plazo máximo en el que deberá tener lugar dicha reunión es de siete días a partir de la solicitud de la persona informante.

2.- Las comunicaciones verbales, incluidas las realizadas a través de reunión presencial, deberán documentarse de alguna de las maneras siguientes, previo consentimiento del informante:

– Mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible.
– A través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el personal responsable de tratarla.

Sin perjuicio de los derechos que le corresponden de acuerdo a la normativa sobre protección de datos, se ofrecerá al informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.

3.- Al presentar la comunicación, el informante podrá indicar un domicilio, correo electrónico o lugar seguro a efectos de recibir las notificaciones, pudiendo asimismo renunciar expresamente a la recepción de cualquier comunicación de las investigaciones que se lleven a cabo en el expediente.

4.- Cualquier información susceptible de ser tramitada a través del Canal Ético que se reciba por otro responsable de la Entidad, deberá ser puesta en conocimiento inmediato del RSII, de su personal de apoyo o del Gestor del Canal y será integrada en el citado Canal, garantizando su confidencialidad.

5.- En cualquiera de los supuestos señalados, la persona informante puede optar por mantener el anonimato o identificarse, a su libre elección.

Artículo 7. Formulario y acuse de recibo de la información.
1.- Previamente al envío de cualquier comunicación, el informante debe leer y comprender la información recogida en el enlace de acceso al formulario de denuncia habilitado en la Web de la Entidad.

2.- El informante debe cumplimentar el formulario establecido que incorpora la posibilidad de incluir todos aquellos documentos que soporten la información.

3.- Interpuesta la denuncia, el Gestor del Canal enviará al denunciante, en un plazo máximo de siete días naturales desde su recepción, un acuse de recibo confirmando la recepción de la denuncia y el Código de Registro, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación, no sea posible por el carácter anónimo de la comunicación o el informante expresamente haya renunciado a recibir comunicaciones relativas a la investigación.

4.- En el plazo establecido en el apartado anterior, el Gestor del Canal incorporará la citada comunicación al Libro-Registro de Informaciones del SII, dándole un número de entrada e indicando una fecha de recepción e informará de su recepción y registro al RSII., junto con su valoración previa de la información recibida, a salvo lo dispuesto en el artículo 9.3 de este Reglamento.

Artículo 8. Contenido de la información.
1.- Para poder gestionar adecuadamente la información y cumplir con los principios establecidos en la Política del SII y las disposiciones contenidas en este Reglamento, es de especial importancia que la información se transmita de forma suficientemente detallada y completa con los hechos en los que tenga fundamento, aportando todos los datos de los que se disponga.

2.- Las denuncias contendrán, con carácter general y en la medida de lo posible, la siguiente información:

• Identidad del denunciante y la dirección del correo electrónico salvo en el caso de que la denuncia sea anónima en cuyo caso, no será obligatoria la identificación del informante ni vendrá obligado, si no lo desea, a facilitar ningún dato de contacto. No obstante, los datos de contacto del informante pueden ser útiles para solicitar aclaraciones o información complementaria sobre los hechos objeto de denuncia. A estos efectos, el informante podrá indicar un correo electrónico o lugar seguro a efectos de recibir las notificaciones.

• Un relato detallado de la infracción que se notifique y en el que se haga constar toda información que se considere que pueda resultar valiosa para la valoración del caso, para adoptar una decisión o realizar una investigación.
A título de ejemplo es información valiosa: Identificar testigos de los hechos en caso de que los hubiere; documentos que acrediten el contenido del hecho denunciado; otras personas involucradas en la conducta irregular o conocedoras de la misma; si con anterioridad se ha transmitido la denuncia a otra persona de la empresa; si el hecho que se comunica es reciente o se ha venido prolongando en el tiempo.

• La identidad del eventual responsable de los hechos a los que se refiere la comunicación, indicando el nombre y apellidos, así como cualquier otro dato relevante conocido y que aporte información al respecto.

• Las evidencias o pruebas de cualquier tipo (documentos, grabaciones, videos, etc.) que obren en poder del informante, quien deberá aportarlas a través del Canal o, si no le fuere posible por cualquier causa, manifestar su supuesta disposición del Gestor del Canal y del Responsable del SII. que se arbitren las medidas necesarias para su incorporación al expediente. En todo caso, se deberán aportar de buena fe todos aquellos documentos de los que se disponga, que soporten la creencia de la comisión de la irregularidad descrita en la denuncia.

• Lugar y fecha.

3.- Asimismo, se deberá cumplir con los siguientes requisitos materiales:

• Ser realizada de buena fe y tratar sobre hechos ciertos, sin perjuicio de la inexactitud u omisión que pueda cometer de manera involuntaria el denunciante.

• Tratar sobre hechos incluidos dentro del ámbito de aplicación objetivo del Canal Ético.

• Ser presentada por personas incluidas en el ámbito subjetivo de aplicación del Canal Ético.

Artículo 9. Valoración previa de la información. Trámite de admisión de la información e incoación del expediente.

1.- Registrada la denuncia, el Gestor del Canal deberá comprobar si aquella entra dentro del ámbito de aplicación subjetivo y objetivo recogido en este Reglamento y de la Política del SII de la Entidad, así como si existe algún conflicto de intereses con el RSII, con algún miembro del Comité Ético o su Personal de Apoyo. Realizado este análisis preliminar, efectuará la comunicación prevista en el artículo 7.4 del Reglamento. Si detectase algún conflicto de intereses se procederá por el Gestor del Canal según lo dispuesto en el apartado 3.1 de este artículo.

2.- Realizado ese análisis preliminar, el Responsable del SII. adoptará, en el plazo máximo de diez días hábiles desde la fecha de entrada de la comunicación en el Libro-registro de informaciones, alguna de las siguientes DECISIONES:

2.1.- Inadmitir la comunicación. Lo que se acordará si concurre alguno de los siguientes supuestos:

a) Cuando el informante no esté comprendido dentro del ámbito subjetivo de aplicación de la Política del SII y de este Reglamento.b) Cuando los hechos relatados no sean constitutivos de infracción del ordenamiento jurídico incluida en el ámbito de aplicación la Política del SII.c) Cuando los hechos relatados carezcan de toda verosimilitud.
d) Cuando la comunicación carezca manifiestamente de fundamento o existan, a juicio del Responsable del SII, indicios racionales de haberse obtenido la información mediante la comisión de un delito.
e) Cuando la comunicación no contenga información nueva y significativa sobre infracciones, en comparación con una comunicación anterior respecto de la cual han concluido los correspondientes procedimientos, a menos que se den nuevas circunstancias de hecho o de Derecho, que justifiquen un seguimiento distinto.
f) Cuando los hechos relatados estén excluidos de la aplicación del SII según lo establecido en el artículo 5.2 de la política del SII.
La inadmisión se comunicará al informante dentro de los diez días hábiles siguientes a la adopción de la decisión, indicando los motivos, salvo que la comunicación fuera anónima o el informante hubiera renunciado a recibir comunicaciones.

2.2.- Admitir a trámite la comunicación. La decisión se comunicará al Gestor del Canal quien la notificará al informante dentro de los diez días hábiles siguientes a la adopción de la misma, salvo que la comunicación fuera anónima o el informante hubiera renunciado a recibir comunicaciones. Aún en el caso de que la comunicación hubiera sido admitida, cuando no entrase dentro del ámbito de aplicación de la Ley de protección del informante, no le resultarán de aplicación las medidas de protección y demás cuestiones previstas en dicha Ley.

2.3.- Se remitirá con carácter inmediato la información al Ministerio Fiscal o la Fiscalía Europea, según proceda, cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito.

3. Conflicto de Intereses.
En caso de que, como consecuencia del análisis preliminar que realice el Gestor del Canal según lo dispuesto en el apartado 1 anterior, se considere por el Gestor que existe cualquier circunstancia relacionada con la información recibida que pueda suponer para el Responsable del SII. o, en su caso, para cualquier miembro del Comité Ético, un conflicto de intereses, el Gestor del Canal deberá ponerlo en conocimiento directamente de cualquier miembro del órgano de administración de la Entidad o del Comité Ético que no esté afectado por dicho conflicto, en el plazo máximo de los cuatro días naturales siguientes a la fecha de recepción de la información.

A estos efectos, se considerará en todo caso que existe conflicto de intereses cuando los hechos denunciados se imputen al RSII, a cualquier miembro del Comité Ético o a familiares de estos en cualquier grado de consanguinidad o afinidad, así como a su cónyuge, pareja de hecho o con unión de análoga naturaleza y cuando exista cualquier circunstancia relacionada con todos los anteriores que, de cualquier forma, afecte o pueda afectar a su neutralidad o independencia de actuación.

En cualquiera de estos supuestos, procederá la designación bien por el órgano de administración de la Entidad, bien por el Comité Ético con exclusión del afectado, de otra persona para que proceda a decidir sobre la admisión a trámite de la comunicación y la designación, en su caso, de un Instructor del procedimiento, quien deberá continuar con la tramitación del expediente conforme al procedimiento establecido, respetando el plazo máximo de resolución. Esta decisión se comunicará al Gestor del Canal a los efectos oportunos.

Si el conflicto de intereses afectase al cualquier miembro del Personal de Apoyo, se notificará al Responsable del SII., quien decidirá las medidas oportunas para mantener la confidencialidad del expediente, respecto de la persona afectada por el conflicto.

Si el conflicto de intereses fuera insalvable o los responsables de la Entidad encargados de resolverlo incumplieren su obligación en los plazos establecidos en este Reglamento, el Gestor del Canal deberá notificar esta circunstancia al informante con la mayor rapidez posible y recomendarle la utilización de los canales externos de información establecidos en la Ley de Protección del Informante, salvo que la comunicación fuera anónima o el informante hubiera renunciado a recibir comunicaciones.

4.- Ampliación de información previa a la admisión o inadmisión a trámite de la denuncia.

Si del análisis preliminar de la denuncia que realice el Gestor del Canal surgieran dudas sobre la admisibilidad de la comunicación, siempre que resulte posible por disponer de un modo para contactar con el informante, recepción de la comunicación, requerirá al informante a fin de que, en el plazo de los tres días naturales siguientes al requerimiento, aclare o complemente su comunicación, aportando aquella documentación y datos que pudieran ser necesarios a los solos efectos de clarificar la admisibilidad de la comunicación.
En ese caso, el plazo para pronunciarse sobre la admisión o no de la comunicación establecido en el apartado 2 de este artículo, se contará desde la conclusión del mencionado plazo de tres días naturales otorgado al informante para complementar su comunicación, haya aportado o no la información adicional solicitada.

Artículo 10.- Fase de Investigación o Instrucción.
1.- Admitida a trámite la comunicación, el Responsable del SII. podrá optar entre asumir directamente la instrucción del correspondiente expediente contradictorio o nombrar un Instructor de entre su Personal de Apoyo. En caso de hechos de especial complejidad, podrá acordar el nombramiento como Instructor de un profesional independiente contratado al efecto. En todo caso, de la decisión que se adopte se informará inmediatamente al Gestor del Canal para su constancia en el expediente, a los efectos de tramitación oportunos.
El Instructor comprobará la veracidad y la exactitud de la información contenida en la denuncia y, en particular, de la conducta informada, con respeto a los derechos de los afectados, en especial, a la presunción de inocencia y al honor de las personas involucradas, así como a los principios reguladores del Canal Ético establecidos en la Política del SII. A estos efectos, dará trámite de audiencia a todos los afectados y testigos y practicará cuantas diligencias o actuaciones estime necesarias. Preferentemente todas las actuaciones personales serán grabadas en soporte videográfico, debiéndose hacer constar en todo caso al inicio de la grabación, la autorización de la persona asistente. En caso de imposibilidad o negativa de la persona a la que afecte la diligencia, se levantará acta escrita que deberá en todo caso, firmarse por todos los asistentes y el Instructor. Si alguno se negare, se hará constar tal circunstancia y los motivos, lo que no invalidará el contenido del acta suscrita por el Instructor.
El Gestor del Canal podrá colaborar con el RSII o con el Instructor, en las labores de investigación y/o en las actuaciones que se realicen.
En la investigación de los hechos el Responsable del SII, el Instructor o el Gestor del Canal, podrá acceder a los correos electrónicos, archivos, llamadas realizadas, historial de Internet, registros de entradas y salidas, registro de gastos y viajes o cualquier información que obre de cualquier modo en poder de la Entidad, cumpliendo en todo caso con la normativa relativa a la protección de datos personales o a cualquier otra que resulte de aplicación. Dicho acceso no le podrá ser negado por ninguna persona de la organización, incluidos directivos y/o miembros del órgano de administración de la Entidad.
Igualmente, en caso de conocerse su identidad, se podrá solicitar al informante que complemente o aclare la información transmitida, aportando la documentación adicional que sea necesaria para acreditar la existencia de la conducta denunciada.
Todos los miembros de la organización están obligados a colaborar lealmente en la investigación, teniendo la intervención de los testigos y afectados, carácter estrictamente confidencial.
Durante la investigación se procederá a informar a todas las partes afectadas sobre el tratamiento de sus datos de carácter personal, salvo que se les hubiese informado previamente, así como a dar cumplimiento a cualquier otro deber exigido por la legislación sobre protección de datos.

2.- La fase de investigación no deberá prolongarse más allá del plazo de 60 días naturales desde el acuerdo de admisión, salvo que concurran circunstancias que justifiquen la ampliación de dicho plazo, basadas en la complejidad o el número de diligencias a practicar. En todo caso, se respetará el plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación de tres meses, ampliables por otros tres meses adicionales según lo dispuesto en la Ley de Protección del Informante.

3.- Comunicación a la persona denunciada: Se garantizará que la persona afectada por la información tenga noticia de la misma, así como de los hechos relatados de manera sucinta. Se le informará del derecho que tiene a presentar alegaciones por escrito y del tratamiento de sus datos personales, salvo que se les hubiese informado previamente. No obstante, esta información podrá efectuarse en el trámite de audiencia si se considerara que su cumplimentación con anterioridad pudiera facilitar la ocultación, destrucción o alteración de las pruebas.
En ningún caso se comunicará a los sujetos afectados la identidad del informante ni se dará acceso a la comunicación. Se dará únicamente noticia de la comunicación, con sucinta relación de hechos al investigado.
Sin perjuicio del derecho a formular alegaciones por escrito, la investigación comprenderá, siempre que sea posible, una entrevista con la persona afectada en la que, siempre con absoluto respeto a la presunción de inocencia, se le invitará a exponer su versión de los hechos y a aportar aquellos medios de prueba que considere adecuados y pertinentes. Dicha entrevista, preferentemente, deberá ser grabada en soporte videográfico al inicio de la cual se hará constar la autorización de la persona compareciente. En caso de imposibilidad o negativa de la persona a la que afecte la diligencia, se levantará acta escrita que deberá en todo caso firmarse por todos los asistentes y el Instructor. Si alguno se negare, se hará constar tal circunstancia y los motivos, lo que no invalidará el contenido del acta suscrita por el Instructor.
A fin de garantizar el derecho de defensa de la persona denunciada, la misma tendrá acceso al expediente sin revelar información que pudiera identificar a la persona informante, pudiendo ser oída en cualquier momento.

4.- Si la persona afectada por la información fuese un miembro del comité de empresa o delegado de personal o bien fuera delegado sindical de la Entidad, se le consultará sobre la concesión de un trámite de audiencia a los restantes integrantes del comité de empresa, delegados de personal o delegados sindicales de la Entidad si los hubiere. En todo caso se dará cumplimiento a lo previsto por la normativa aplicable en la materia.

5.- El Responsable del SII, el Instructor y, en su caso el Gestor del Canal podrán recabar el apoyo del Departamento de Recursos Humanos única y exclusivamente, cuando del hecho comunicado pudiese derivarse la adopción de medidas disciplinarias contra un empleado de la Entidad y/o en los términos previstos por la normativa de aplicación.

Artículo 11. Resolución del Expediente.
1.- Una vez finalizada la investigación, el Instructor elaborará un Informe de Conclusiones por escrito, con el resultado y la propuesta de resolución del expediente, detallando las medidas que vaya a adoptar con motivo de la denuncia.
El Informe contendrá, al menos, los siguientes apartados:

• Antecedentes del caso.
• Resumen de las actuaciones y las diligencias practicadas.
• Hechos considerados acreditados.
• Fundamentos normativos.
• Conclusiones y propuesta de resolución.
En el informe se evitarán todas aquellas menciones que permitan la identificación del informante o de las personas afectadas por la información bien sea como autores, bien como meros partícipes, así como del concreto centro de trabajo o departamento en el que se hubieran desarrollado los hechos.

2.- El Responsable del SII, a la vista del Informe y de la Propuesta de Resolución, podrá adoptar cualquiera de las siguientes resoluciones:

a) El archivo del expediente, por no apreciar la concurrencia de las infracciones informadas. En estos supuestos, el informante tendrá derecho a la protección en los términos y con los límites previstos en la Política del SII de la Entidad y en la Ley de Protección del Informante.
b) Que se aprecia la concurrencia de alguna infracción, con adopción de la sanción que corresponda.
En el supuesto de que la instrucción hubiera sido llevada a cabo directamente por el RSII., el Informe de Conclusiones incluirá la decisión respecto a la resolución del expediente establecida en los párrafos anteriores.
En el caso de personal de la organización con relación laboral, será aplicable la sanción que proceda conforme a la normativa laboral que resulte de aplicación. A estos efectos, se dará traslado de la resolución al responsable del Departamento de Recursos Humanos de la Entidad o, en su defecto, al Órgano de Administración para la aplicación de las medidas disciplinarias oportunas y, si procediere, el inicio de las actuaciones administrativas o judiciales pertinentes que procedan.
Para el resto de los regímenes o relaciones que pudieran existir, se estará preferente, en cuanto a las posibles sanciones, a lo pactado en cada caso en el correspondiente documento contractual en que dicha relación se hubiera materializado y, en su defecto, a la decisión que adopte el Responsable del SII.

3.- La Resolución que ponga fin al expediente se comunicará de forma inmediata al Gestor del Canal quien, en el plazo máximo de dos días hábiles, lo notificará al informante (salvo que no sea posible, por el carácter anónimo de la comunicación o por haber renunciado a recibir comunicaciones relativas a la investigación) y a la persona o personas afectadas.

4.- El plazo para la tramitación del expediente y adopción de una decisión al respecto, no podrá exceder de tres meses a contar desde la apertura del expediente. En los supuestos complejos, este plazo podrá extenderse a tres meses más, comunicando dicha ampliación al informante.

CAPÍTULO III. MEDIDAS DE PROTECCIÓN
Artículo 12. Condiciones de protección de los informantes.
Será de aplicación al procedimiento establecido en este Reglamento, lo dispuesto en el artículo 9 de la Política del SII, en cuanto a medidas de protección, garantías, derechos y deberes de los implicados en el expediente.

Artículo 13. Protección de Datos.
Será de aplicación el procedimiento establecido en este Reglamento y lo dispuesto en el artículo 14 de la Política del SII en cuanto a la protección de datos, así como en la Ley de protección del Informante y demás normativa aplicable.

CAPÍTULO IV. DISPOSICIONES FINALES
Artículo 14. Interpretación y revisión de este Reglamento.
La interpretación de lo dispuesto en este Reglamento de Gestión corresponde al Responsable del SII. quien revisará sus disposiciones con carácter periódico y podrá proponer las adiciones y modificaciones que, en cada momento, considere oportunas.

Artículo 15. Difusión y Publicidad de este Reglamento.
El presente Reglamento de Gestión del Canal Ético será debidamente comunicado a todos los administradores, directivos y trabajadores de la Entidad. Además, será accesible a todas las personas a las que les resulte de aplicación la Política del Sistema Interno de Información que la Entidad ha aprobado mediante su publicación en su página WEB.

Artículo 16. Entrada en vigor.
El presente Reglamento entra en vigor el día siguiente de su aprobación por el Órgano de Administración de la Entidad.

DILIGENCIA DE APROBACIÓN: Esta Política ha sido aprobada por el Administrador Único en decisión adoptada en Navalcarnero el día 20 de diciembre de 2023.